コラム

「議事録を作成するのが大変」「もっと簡単に議事録の書き起こしをしたい」と感じていませんか？

AI（人工知能）とクラウドを組み合わせることで、議事録作成にかかる時間を大幅に削減し、会議内容の把握にかかる時間も短縮できます。

本記事では、AI初心者の方でも分かりやすく、議事録作成の効率を飛躍的に向上させる方法を具体例を交えて説明します。

AIとクラウドの基本を理解しよう

まずはAIとクラウドについて簡単にご紹介します。

AIとは？

AIは、コンピュータがデータを使って学習し、人間のように判断を下す技術です。

•音声データを文字に変換する。

•大量のデータから将来の予測を行う。

など、業務効率化に欠かせない技術です。

クラウドとは？

クラウドは、インターネットを介してデータやサービスにアクセスできる仕組みです。

•必要な情報にいつでもどこからでもアクセス可能。

•システムを柔軟に運用できる。

AIとクラウドを組み合わせると、会議の音声をその場でテキスト化するなど、業務プロセスを効率化するさまざまな可能性が広がります。

AIとクラウドを使った議事録の書き起こしと業務効率化の具体例

1. 議事録の書き起こしをAIで自動化

会議後に議事録を手作業で作成するのは時間がかかります。

AIを使えば、音声データから自動的に文字起こしが可能です！

活用例：

•Googleの音声認識APIやMicrosoft Azureの音声テキスト化サービスを利用。

効果:

•手作業に比べて最大で60%時間を削減（Google調査）。

•議事録作成時間が1時間から25分に短縮された事例もあります。

企業での実践例:

•Slack会議の音声記録をAIで文字起こし

•Zoom録画をAIで分析し、重要ポイントを自動生成

2. クラウドで議事録を簡単に共有・管理

議事録は共有と管理がスムーズであることが重要です。

クラウドを使えば、リンク共有や履歴管理が簡単に！

具体例:

•GoogleドキュメントやDropboxに保存し、リンクをチームに共有

•履歴管理があれば、誰がどんな編集を行ったかも追跡可能

効果:

•共有や管理にかかる手間を約40%削減（Dropboxユーザーケーススタディ）

3. AIによる議事録の要約と意思決定支援

会議内容をAIが自動で要約し、次のアクションを提案することで、議事録のフォローアップも効率化できます！

ツールの例:

•Microsoft TeamsのAI会議要約機能

•会議後にAIが自動で要点をまとめ、アクションアイテムを提示

•NotionのAI機能

•会議内容をトピックごとに整理して要約

効果:

•会議内容の把握時間を約50%短縮（Microsoft調査）

AIとクラウド導入のステップ

AIとクラウドを効果的に導入するためには、次の3つのステップが重要です。

1. 目的をはっきりさせる

例: 「議事録作成の時間を半分にする」など、具体的な目標を設定します。

2. 適切なサービスを選ぶ

音声認識なら、

•Google Cloud Speech-to-Text

•Microsoft Azure 音声サービス　などを選定します。

3. 小さく始めて改善していく

小規模な会議でAIを試し、効果を確認しながら徐々に拡大します。

例えば、チームの週次ミーティングで３回導入後、導入効果をまとめて、全社的に展開していきます。

まとめ

AIとクラウドを活用すれば、議事録の作成や管理が劇的に効率化します。

特に以下の効果が期待できます：

•音声からの自動書き起こしで、時間を大幅に削減します。

•クラウドでの共有と管理: チーム全員が最新情報にアクセス可能になります。

•AIによる要約と意思決定支援により、迅速なフォローアップが可能になります。

まずは小さな一歩から始めてみましょう。

AIとクラウドで、業務を次のレベルへ引き上げてみませんか？

Hexabaseでは、会議から開発ドキュメントができるApp Modelerを開発中です！

発売までお楽しみに！

https://www.hexabase.com/japan_it_week_autumn