コラム

Hexabase による在庫管理・資材発注システムは、資材の発注プロセスに対応した業務管理システムです。見積り依頼、発注書の作成・共有といった一連の作業を使いやすく・低コストに効率化しました。

従来、このような業務は、Excel 作業とスタッフの手作業を組み合わせて実施する必要があり、業務のデジタル化・効率化のハードルのひとつとなっていました。在庫管理の専用ソリューションもありましたが、大規模な製造業・販売会社向けとなっており、中小企業には手の出しにくいものでした。

Hexabase を利用したシステムを導入したことで、これらの作業・システムをつなぎ合わせことができ、業務プロセスを大幅な効率化が実現できました。

業務課題

見積り依頼・発注書作成が手作業

在庫管理システムが、発注点を下回ったことを教えてくれるが、見積り依頼の選択・数量の決定・発注書の作成などは、エクセルで手作りしている。

複数の発注に手間がかかる

作った発注書は、メールで上司に承認依頼。サプライヤーへの発注を FAX で送信。複数の発注先があると、そのたびに作業を繰り返すことに。

発注・納入状況を把握できていない

発注後は、発注書をファイルに閉じているだけ。発注状況を継続して確認していないので、発注モレ、入荷確認モレといったトラブルが頻発する。

導入効果

取引先や発注履歴など関連情報を集約

取引先・パーツ情報・発注状況など複数のシステムに分散したデータを、Hexabaseによる資材発注システム に集約。発注管理システムやエクセルファイル・メールに分散した情報を探しまわる無駄な作業時間を解消。

見積り依頼・発注書作成の省力化

発注点を下回ったとき、見積り依頼から発注書作成・納品までの発注プロセスをスタート。担当者は必要な情報の入力・チェックだけ。これまでの発注情報を活用して、発注作業を大幅に省力化できます。

発注・納入状況を効率よく把握

見積り依頼中・発注待ち・発注済みといった発注ステータスを素早く把握できるので、発注モレ、入荷確認モレといったトラブルを低減できます。