2020年10月12日

FAX管理システム

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FAX管理システム

Hexabase による FAX 管理システムは、まだまだ残る FAX による業務連絡と書類作成作業を統合するシステムです。分散している情報を集約し、帳票作成・承認・FAX 送信といった作業プロセスを標準化。また、進捗状況と交渉履歴の共有を可能にします。

業務課題

コスト:FAX を送信するためだけに、紙にプリント

古い商習慣に合わせて、機器やサプライにコストがかかる

工数:FAX しました、という報告だけでメール・電話

Excel で帳票を作成、プリントして、FAX して、メールで報告。発注管理など業務システムにも 2 重入力

検索:送信した帳票・FAX を共有・検索するのが大変

作成した帳票は、紙のフォルダやファイルサーバーに入れるだけ。これまでの取引や打ち合わせの履歴を確認するのが大変

導入効果

取引先や発注履歴など関連情報を集約

取引先・パーツ情報・発注状況など複数のシステムに分散したデータを、Hexalink に集約できます。発注管理システムや Excel ファイル・メールに分散した情報を探しまわる無駄な作業時間を解消。

多数の取引先に効率よく FAX・メール送信

送信アクションを実行するだけで、関連する取引先に同時に FAX で送信できます。同時に、確認メールも自動送信。何度も FAX を送信したり、メールを出し分ける必要もありません。依頼内容は、自動的に Hexabase に蓄積されます。

発注履歴から ​ 簡単に再発注

これまでの発注履歴を確認して、同種の製品をすばやく再発注できます。蓄積された取引内容や価格などを分析することで、発注量やコストの傾向を把握して、業務の最適化を進めやすくします。

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